Выбираем подрядчика в digital через тендер: все по-честному

Тендер — конкурс между подрядчиками, по итогу которого заказчик услуг выбирает среди них наиболее подходящего по ряду параметров: цена услуги, опыт на рынке, объем услуг, способность справиться с нестандартной или сложной задачей и т.д.

Тендеры могут проводиться, например на строительство объектов инфраструктуры, поставку компьютерной техники, ремонтные работы.

В digital они касаются конкурсов на услуги по поисковому продвижению (SEO), маркетингу в социальных сетях (SMM), запуску контекстной рекламы, разработке сайтов и т.п. Как правило, речь идет о крупных и долгоиграющих проектах, которым подчас требуются все перечисленные услуги.

Это проще всего проверить на примере тендерной площадки Workspaсe, для которой организация таких конкурсов — профильная деятельность.

На ее примере хорошо видны отличия:

1. Простота организации

Для участия в гостендерах заказчики изучают их многочисленные правила и регламенты, готовят пакет документов, открывают специальные счета и получают электронную цифровую подпись. Бюрократическая составляющая процесса иногда настолько большая, что компании вынужденно обращаются к юристам, чтобы те взяли все сопровождение не себя.

Digital-тренер под силу организовать даже индивидуальному предпринимателю, потому что здесь нет ничего сложного:

1. зарегистрироваться на площадке;
2. указать о себе необходимую информацию и контакты;
3. выбрать целевую услугу;
4. в достаточном объеме описать целевую задачу и требования к подрядчику;
5. ждать ответа от подрядчиков и выбрать наиболее подходящего.

2. Оперативность

Если говорить цифрами, то регистрация на площадке занимает от 5 до 10 минут, под описание задачи уйдет примерно 2 часа (если она очень большая, модерация займет максимум сутки). Сроки же приема заявок заказчик указывает самостоятельно: средний срок равен двум неделям, потому что за это время на задачу откликнется наибольшее число желающих.

3. Выгода

Никому не нужно рассказывать про тему откатов в государственных тендерах. Да даже если не брать их в расчет, некоторые площадки показывают не все платежи, открыто берут комиссионные выплаты по факту участия в конкурсе, взимают обеспечительные платежи — это некая гарантия того, что участник не окажется мошенником.

Workspace не берет никаких платежей с заказчиков: они платят исключительно подрядчикам по факту выполнения работ.

1. Дополнительный канал привлечения исполнителей

Когда интернет-маркетинговое агентство реагирует на объявление, оно показывает как минимум интерес, как максимум — готовность участвовать в тендере, конкурировать с остальными участниками и выигрывать их.

2. Готовая база подписчиков

У площадки с опытом на рынке уже сформировался большой список подрядчиков. Например, в Workspace на момент весны 2021 года их число перевалило за 16 тысяч. И хотя в тендерах принимают участие только агентства с PRO-аккаунтами, заказчики могут выбрать из каталога компанию без PRO под свои требования и позвать ее для участия в тендере.

Чем больше подрядчиков, тем больше критериев их выбора — специализация, опыт, портфолио и другие, о которых речь пойдет далее.

3. Положение подрядчика

Подрядчик, участвующий в тендере, получает определенный статус: на Workspace это будет значить, что участник является действующим агентством, а не фрилансером. Для заказчика это значит, что он сэкономит время на фильтрацию откликов и позволит не смотреть тех, кто априори не подходит для решения задачи.

4. Ответственность подрядчика

Если он участвует в тендере, то готов к серьезной и долгосрочной работе, к принятию решений и ответственности за них. Стоит сделать работу плохо — и получишь отрицательный отзыв и урон репутации — как минимум, внутри тендерной площадки. Подрядчики в курсе такого положения вещей и стараются делать свою работу на должном уровне.

5. Экономия денег

И в этом ничего удивительного. Заказчик в тендере выступает стороной, которая диктует условия игры: он выберет того, кто предложит самые выгодные условия в уравнении «цена — качество».

Вы решили создать тендер на определенную задачу — например, услугу разработки сайта. Как сделать так, чтобы на вашу заявку обратили внимание достойные подрядчики?

Схема работы на тендерной площадке:

1. Опишите задачу в подробностях

Лаконичность или, что намного хуже, общие фразы здесь совершенно не приемлемы. В детальном описании можно узнать о задачах и целях проекта, специфические требования и пожелания заказчика.

Если нужно разработать сайт, озвучивайте, какого типа он должен быть (посадочная страница, портал, корпоративный сайт или интернет-магазин), на какой CMS должен создаваться (Wordpress, 1C-Битрикс, OpenCart и т.д.) и какую функциональность иметь (основное и боковое меню, онлайн-чат, наличие субдоменов и т.д.).

Если вас интересует услуга SMM, расскажите о наиболее приемлемых площадках (например, «ВКонтакте» обязательно, Facebook — опционально), какие способы коммуникации с подписчиками планируются и главное — чего вы ждете от маркетинга в соцсетях.

Если у вас есть документы — техническое задание, готовый бриф или прочие материалы, прикрепляйте их в виде файлов.

Пример подробного описания задачи:

2. Озвучьте требования к подрядчику

Здесь вы указываете свои предпочтения и их приоритетность: опыт работы, локация, статус на площадке. Нужно быть максимально честным и последовательным в своих требованиях. Пусть от этого число заявок уменьшится, зато они будут качественнее.

Пример требований к исполнителям:

3. Покажите ценовой диапазон

Или же совокупный бюджет проекта — как вам будет удобно. Если вы не в курсе расценок на рынке, можете воспользоваться калькулятором digital-услуг. Зная бюджет, исполнители смогут посчитать рентабельность и озвучить собственные расценки.

Не можем не упомянуть один момент. Когда вы будете смотреть отклики, наверняка столкнетесь с попытками демпинга. Потенциальные подрядчики занижают расценки, только бы их выбрали. Так поступают агентства, которые только пришли на рынок или у них мало заказов и они готовы на любую работу. Ну или же имеет место обратная ситуация, когда подрядчики стремятся набрать как можно больше дешевых заказов. О качестве выполнения таких работ говорить не приходится.

4. Поставьте сроки выполнения задач

По своему опыту рекомендуем ставить две недели на рассмотрение заявок, потому что агентства не смогут за день понять рентабельность проекта, подготовить коммерческое предложение и оставить отклики.

Также есть фактор времени на выполнение самой задачи. Спешка будет губительной: исполнитель в условиях аврала может совершить кучу ошибок. Плюс у исполнителей часто возникают дополнительные требования, на выполнение которых тоже нужно время.

После того как ваш тендер будет опубликован, подрядчики будут откликаться на него: присылать коммерческие предложения, высказывать свои соображения и предлагать конкретные решения. Ваша задача — изучить все эти отклики и выбрать наилучшего исполнителя, который и станет победителем тендера. Как это сделать?

1. Изучите профили всех кандидатов

Есть ряд моментов, на которые обращают внимание все заказчики:

• Опыт работы. Хотя кажется, что между надежностью и опытом работы прямая зависимость, новички рынка тоже могут сделать работу на все 100%, еще и потому, что у них есть стимул для этого.
• Специализация. Давайте приоритет тем, кто является признанным экспертом в той сфере, в которой вы ставите задачу. Например, если вам нужен интернет-магазин обуви, выбирайте тех, кто специализируется на разработке интернет-магазинов и имеет опыт работы с сегментом Одежда/Обувь

• Штат сотрудников. Если у вас комплексная задача — например, сайт с продвижением — проверяйте, сможет ли подрядчик выполнить его самостоятельно или будет приглашать специалистов со стороны.
• Социальные доказательства надежности исполнителя. Сюда относятся награды и достижения, отзывы клиентов, высокие места в рейтингах.

• Контактные данные. Эта информация позволяет перейти по ссылке и изучить самую подробную информацию о нем.

2. Ознакомиться с портфолио

Список работ с расценками скажут о подрядчике много больше, чем любые полотна текста. Когда вы ставите задачу, то с наибольшей вероятностью отдадите приоритет тем агентствам, у кого есть работы по вашей тематике. Это говорит о том, что они уже примерно в курсе, что предстоит делать, а значит способны сделать работу быстрее и качественнее, потому что знают все «подводные камни». А для заказчика это еще и возможность посмотреть, сколько стоило ведение проекта по схожей с ним тематике.

3. Изучите кейсы

Это еще более значимая информация, чем работы в портфолио, ведь их наличие показывает, ЧТО было сделано, а кейсы говорят, КАК: какой была задача, что предпринималось, что получилось и что нет, каких результатов в цифрах удалось достичь. Как правило, чем опытнее агентство, тем больше кейсов оно имеет и тем больше из них готово открыто показывать.

4. Изучите коммерческие предложения

Их потенциальные подрядчики высылают в ответ на поставленную задачу. Для заказчика их изучение займет время и потребует умственных усилий, потому что будет много разномастных документов с разным содержимым и прайсом работ. При этом не принимайте решение, только исходя из расценок. Ко всему прочему, смотрите на это:

• Степень соответствия коммерческого предложения задаче. Бывает так, что подрядчики некачественно отрабатывают заявки или берут на себя все задачи. В итоге вы хотите лендинг, а вам предлагают разработку интернет-магазина.
• Есть ли в КП описание конкретно вашей задачи. Часто подрядчики готовят КП по единому шаблону, без маркетингового анализа и привязки к бизнесу заказчика. Выбирайте только тех, кто заточил коммерческое под вас и предложил поэтапное решение задачи. Это показатели заинтересованности и профессионализма.
• Есть ли примеры работ по вашей тематике. Если их не оказалось в портфолио подрядчика, можно посмотреть в КП.
• Описаны ли по шагам работы по выполнению задачи. У уважающего себя агентства на любую работу есть свой алгоритм, который перестраивается под конкретного клиента.
• Заинтересованность в работе с вами. Ее просто определить: если в КП вы видите погружение в свой бизнес и желание помочь, а не желание просто заработать на вас деньги, значит, агентство явно заинтересовано.

5. Проведите созвон с потенциальными исполнителями

Его можно организовать как беседу тет-а-тет или провести групповой чат. Здесь, возможно, вам станут понятны причины, по которым от сотрудничества стоит отказываться:

• Если подрядчик делает неумелые паузы и не может четко рассказать, по какому алгоритму будет строиться ваше сотрудничество и как он будет выходить из нестандартных ситуаций.
• Если подрядчик отвечает уклончиво на прямые вопросы и от него не добиться конкретики. Скорее всего, вся дальнейшая работа с ним пройдет именно в таком режиме.
• Если вам не близок и просто по-человечески неприятен подрядчик. Когда даже предварительное общение вызывает неприятное послевкусие, о долгосрочном сотрудничестве не стоит и говорить.

Лишь один из них будет работать с вами. Пусть же он будет достойным!

Вместо заключения: правила хорошего тона при общении с подрядчиками

В конце статьи хотим напомнить о трех правилах для заказчиков, которые уберегут от неприятностей в работе и жизни:

1. ВСЕГДА выполняйте свои обещания. Давайте точное число работ и платите за дополнительные. И платите точно в срок.
2. Будьте вежливыми. Пусть даже вы сразу выбрали нужного исполнителя, не поленитесь ответить каждому кандидату (на Workspace, например, можно разом оповестить всех участников тендера о своем решении). Возможно, потом вы будете работать с ними.
3. Говорите на равных с подрядчиком. Вы работаете по схеме «партнер — партнер», но никак не «начальник — подчиненный». Вы платите не зарплату, а гонорар за выполнение ваших задач.

Взаимоуважение — то, что делает работу лучше. Помните об этом и удачной работы!